Juin 2026. Oareil ouvre les inscriptions de sa nouvelle saison. En quelques minutes, plus de 2 000 commandes affluent, avec des pics à deux par seconde. Côté adhérents, tout paraît simple. On choisit une activité, on vérifie les places, on s'inscrit, on paie. Côté coulisses, c'est l'aboutissement d'un projet mené sur 1 an par 4 équipes, pour déployer un nouveau logiciel métier et reconstruire tous les échanges avec le site.
Pour une association qui vient de fêter ses 50 ans et accueille plus de 6 000 adhérents chaque année, le chantier touchait à une fonction centrale de son activité. Le système d'information devait évoluer sans fragiliser le site, devenu incontournable pour s'inscrire, ni modifier les repères des étudiants. Retour sur un défi relevé à quatre par Oareil, Natural-Net, Axess et Kiubi.
Et tout passe par le site. Les adhérents, étudiants de l'Université du Temps Libre, y cherchent un cours, vérifient les places disponibles, s'inscrivent, règlent leur adhésion et retrouvent leur agenda. Les équipes d'Oareil, elles, s'en servent chaque jour, car il est directement branché sur leurs processus de gestion.
Deux partenaires font vivre ce site. Natural-Net accompagne l'association depuis 2017 sur sa stratégie numérique, son site Kiubi, son référencement et la maîtrise d'ouvrage. Kiubi fournit la plateforme CMS et e-commerce ; nos équipes conçoivent et exploitent aussi la couche métier qui relie le site au logiciel métier, ainsi que les services sur mesure dédiés aux inscriptions, au paiement des cotisations et aux agendas.
2. Préserver les règles métier. Au fil des années, Oareil a établi des règles de gestion précises, qu'il fallait conserver et reprendre fidèlement avec e-parcours. Et elles n'ont rien à voir avec la vente de t-shirts en ligne ! Les frais d'adhésion varient selon le statut de l'étudiant et le type de cours choisi, certains tarifs sont proratisés en fonction des séances restantes, les places de chaque groupe doivent être gérées au plus juste pour éviter toute survente, etc. Des règles déjà exigeantes au quotidien, et plus encore en plein pic d'inscriptions.
3. Tenir le calendrier. En un an, il a fallu tout mener de front. Auditer plusieurs logiciels métiers, valider la faisabilité du projet avec e-parcours, étudier puis développer ensemble l'interconnexion avec le site, migrer les données, former les équipes... Le tout en préparant la nouvelle saison, avec en ligne de mire l'ouverture des inscriptions. L'architecture devait être prête pour le jour J et intégrer dès le départ tout ce qui garantit la continuité, la reprise et le contrôle des opérations.
4. Encaisser le pic d'activité. L'ouverture annuelle concentre plusieurs milliers d'inscriptions en un temps très court, et chacune sollicite à la fois le site et e-parcours. Tout se joue donc dans les appels entre les deux systèmes. Lesquels sont indispensables en temps réel, lesquels peuvent attendre ? Chaque échange doit être choisi, optimisé et testé pour tenir la charge, sans qu'un ralentissement d'un côté se répercute de l'autre.
La démarche a été guidée par les usages. Plutôt que de partir d'une simple liste de données à échanger, les équipes ont analysé les parcours réels des adhérents, étape par étape. Pour chacune, elles ont précisé l'information attendue, le système qui en était responsable, le moment où elle devait être disponible et les contrôles à mettre en place.
Chaque flux avance à la bonne vitesse. Ce qui conditionne l'inscription, comme les places disponibles ou la création d'un compte, circule en temps réel. Le reste, par exemple les mises à jour des activités, est synchronisé à intervalles réguliers.
Site, connecteur et e-parcours travaillent ainsi chacun à leur rythme. Et la capacité de chaque brique s'ajuste indépendamment, sans que toute la chaîne en subisse les contraintes.
Si la situation l'exige, le site peut aussi fonctionner en autonomie, le temps nécessaire. Prévue dès la conception, cette capacité protège le parcours des adhérents pendant que les systèmes métier absorbent les traitements ou se rétablissent. Elle ne remplace pas e-parcours ; elle évite simplement qu'une indisponibilité ponctuelle tourne à l'interruption du service d'inscription.
La continuité de service ne repose donc pas sur l'espoir que tout fonctionne en permanence. Elle s'appuie sur une architecture qui conserve les opérations, maintient les parcours prioritaires et relance les traitements selon des scénarios prêts à l'emploi.
Ces tests ont permis d'affiner les traitements, de valider l'architecture dans des conditions proches du réel, et de fixer la stratégie d'ouverture comme les indicateurs à suivre le jour J.
Mais la technique ne fait pas tout. Oareil, Natural-Net, Axess et Kiubi ont aussi réglé l'organisation dans le détail, avec les responsabilités de chacun, les canaux de communication, les seuils de vigilance et les procédures d'intervention. Pendant les premières heures, les quatre équipes suivent en direct le site, le connecteur et e-parcours.
Un monitoring continu veille sur les traitements, les imports, les temps de réponse et les éventuelles interruptions. Les alertes sont graduées selon la gravité, et des rapports contrôlent les opérations les plus sensibles. Environnements séparés de développement, de recette et de production, sauvegardes et déploiements automatisés complètent l'ensemble. Enfin, un tableau de bord intégré au back-office Kiubi rassemble graphiques, statistiques, listes de contrôle et exports, pour que les équipes d'Oareil puissent elles aussi suivre l'activité au quotidien.
Surtout, le connecteur suit le projet. Nouveaux services en ligne côté site, nouvelles fonctionnalités d'e-parcours, règles de gestion ajustées... à chaque évolution, les échanges s'adaptent. L'interconnexion reste alignée sur les besoins d'Oareil, saison après saison.
Elle intègre aussi, dès sa conception, les mécanismes de continuité de service, de traçabilité et de monitoring décrits plus haut. Pensée spécifiquement pour les organismes de formation, elle se personnalise ensuite en fonction des besoins de chaque projet, pour épouser ses règles de gestion, ses parcours et son organisation.
Derrière cette application, deux acteurs français, chacun expert de son métier. Axess apporte e-parcours, son logiciel métier. Kiubi apporte la plateforme CMS et e-commerce qui porte le site, les services en ligne et l'expérience des différents publics. Deux savoir-faire complémentaires, au service de solutions hébergées dans un environnement souverain. La preuve qu'on peut bâtir des services numériques exigeants avec des solutions françaises.
Cette réussite est aussi celle d'Oareil, qui s'est pleinement investie à chaque étape du projet. Un grand merci à Léa, Céline et Stéphane, qui ont porté cet engagement de bout en bout.
Organisme de formation ou Université du Temps Libre, vous préparez l'ouverture de vos inscriptions, la migration de votre logiciel métier ou une évolution de votre système d'information ? Parlons-en. Axess et Kiubi étudient avec vous la solution la mieux adaptée à vos usages.
Pour une association qui vient de fêter ses 50 ans et accueille plus de 6 000 adhérents chaque année, le chantier touchait à une fonction centrale de son activité. Le système d'information devait évoluer sans fragiliser le site, devenu incontournable pour s'inscrire, ni modifier les repères des étudiants. Retour sur un défi relevé à quatre par Oareil, Natural-Net, Axess et Kiubi.
Le site, porte d'entrée de toute l'association
Reconnue d'intérêt général, l'association Oareil fédère trois pôles d'activité : l'Université du Temps Libre, la Formation professionnelle et gérontologique, et Allô Maltraitance.Et tout passe par le site. Les adhérents, étudiants de l'Université du Temps Libre, y cherchent un cours, vérifient les places disponibles, s'inscrivent, règlent leur adhésion et retrouvent leur agenda. Les équipes d'Oareil, elles, s'en servent chaque jour, car il est directement branché sur leurs processus de gestion.
Deux partenaires font vivre ce site. Natural-Net accompagne l'association depuis 2017 sur sa stratégie numérique, son site Kiubi, son référencement et la maîtrise d'ouvrage. Kiubi fournit la plateforme CMS et e-commerce ; nos équipes conçoivent et exploitent aussi la couche métier qui relie le site au logiciel métier, ainsi que les services sur mesure dédiés aux inscriptions, au paiement des cotisations et aux agendas.
Le site relie directement les adhérents au fonctionnement quotidien de l'association.Passer à e-parcours, la solution d'Axess dédiée aux organismes de formation, revenait donc à toucher au cœur du système. Bien plus qu'une migration de données, il fallait préserver les usages, reprendre les règles de gestion d'Oareil et reconstruire tous les échanges avec le site. Le tout sans que les adhérents voient la moindre différence.
Quatre défis, à relever en même temps
1. Faire dialoguer deux mondes. Un site raisonne en comptes clients, produits, stock, commandes et paiements. Un logiciel métier organise ces mêmes opérations selon son propre modèle de données et ses propres processus. Chaque action faite sur le site doit donc être traduite fidèlement dans e-parcours, et chaque information gérée dans e-parcours doit remonter sur le site au bon moment.2. Préserver les règles métier. Au fil des années, Oareil a établi des règles de gestion précises, qu'il fallait conserver et reprendre fidèlement avec e-parcours. Et elles n'ont rien à voir avec la vente de t-shirts en ligne ! Les frais d'adhésion varient selon le statut de l'étudiant et le type de cours choisi, certains tarifs sont proratisés en fonction des séances restantes, les places de chaque groupe doivent être gérées au plus juste pour éviter toute survente, etc. Des règles déjà exigeantes au quotidien, et plus encore en plein pic d'inscriptions.
3. Tenir le calendrier. En un an, il a fallu tout mener de front. Auditer plusieurs logiciels métiers, valider la faisabilité du projet avec e-parcours, étudier puis développer ensemble l'interconnexion avec le site, migrer les données, former les équipes... Le tout en préparant la nouvelle saison, avec en ligne de mire l'ouverture des inscriptions. L'architecture devait être prête pour le jour J et intégrer dès le départ tout ce qui garantit la continuité, la reprise et le contrôle des opérations.
4. Encaisser le pic d'activité. L'ouverture annuelle concentre plusieurs milliers d'inscriptions en un temps très court, et chacune sollicite à la fois le site et e-parcours. Tout se joue donc dans les appels entre les deux systèmes. Lesquels sont indispensables en temps réel, lesquels peuvent attendre ? Chaque échange doit être choisi, optimisé et testé pour tenir la charge, sans qu'un ralentissement d'un côté se répercute de l'autre.
Quatre défis, pour quatre équipes
Pour relever ces défis, le projet a réuni quatre expertises complémentaires. Oareil a apporté sa connaissance de ses métiers, de ses publics et de ses règles de gestion. Natural-Net a assuré la maîtrise d'ouvrage et veillé à l'expérience utilisateur, aux contenus et à la cohérence d'ensemble du projet. Axess a mis à disposition son expertise d'e-parcours, de son modèle de données à ses API. Kiubi, enfin, a conçu la couche d'interconnexion et les services transactionnels du site.La démarche a été guidée par les usages. Plutôt que de partir d'une simple liste de données à échanger, les équipes ont analysé les parcours réels des adhérents, étape par étape. Pour chacune, elles ont précisé l'information attendue, le système qui en était responsable, le moment où elle devait être disponible et les contrôles à mettre en place.
La réussite de l'interconnexion tient autant aux échanges entre les systèmes qu'à la communication entre les équipes.Ce travail de cadrage a permis de construire un vocabulaire commun aux équipes métier et techniques, et de clarifier les responsabilités de chacun. Aujourd'hui encore, lorsqu'un ajustement est nécessaire, chaque intervenant dispose du contexte utile pour agir dans son périmètre, sans perdre de vue le fonctionnement global.
Le connecteur, chef d'orchestre des échanges
Entre le site et e-parcours, nos équipes ont développé un connecteur dédié, avec l'appui des équipes d'Axess pour tout ce qui touche à e-parcours et à son API. Pas un simple tuyau, un véritable chef d'orchestre. Il traduit les opérations d'un système à l'autre, applique les règles métier, organise les traitements et garde la trace de tout.
Le connecteur ne se contente pas de transporter des données. Il traduit les opérations, applique les règles métier et orchestre les traitements.Du site vers e-parcours, il pilote la création des comptes, l'enregistrement des inscriptions, le traitement des paiements. En sens inverse, il gère aussi la remontée des 600 activités disponibles et de leurs places, ainsi que les inscriptions des étudiants, qui servent à reconstituer leurs agendas. L'adhérent, lui, ne voit rien de tout cela. Il consulte, s'inscrit, paie, puis retrouve son activité dans son espace personnel.
Chaque flux avance à la bonne vitesse. Ce qui conditionne l'inscription, comme les places disponibles ou la création d'un compte, circule en temps réel. Le reste, par exemple les mises à jour des activités, est synchronisé à intervalles réguliers.
Site, connecteur et e-parcours travaillent ainsi chacun à leur rythme. Et la capacité de chaque brique s'ajuste indépendamment, sans que toute la chaîne en subisse les contraintes.
Conçu pour tenir, même quand ça coince
Toute architecture interconnectée doit prévoir l'imprévu. Une API ralentit ou décroche ? Les opérations concernées sont mises en attente, puis reprises dans des conditions maîtrisées.Si la situation l'exige, le site peut aussi fonctionner en autonomie, le temps nécessaire. Prévue dès la conception, cette capacité protège le parcours des adhérents pendant que les systèmes métier absorbent les traitements ou se rétablissent. Elle ne remplace pas e-parcours ; elle évite simplement qu'une indisponibilité ponctuelle tourne à l'interruption du service d'inscription.
La continuité de service ne repose pas sur l'espoir que tout fonctionne en permanence, mais sur des mécanismes de résilience intégrés dès la conception.Autre garde-fou, les données d'échange sont stockées à part, séparément du site et d'e-parcours. Ce cloisonnement limite la propagation d'un incident, facilite la reprise et permet de contrôler les opérations avant leur traitement définitif.
La continuité de service ne repose donc pas sur l'espoir que tout fonctionne en permanence. Elle s'appuie sur une architecture qui conserve les opérations, maintient les parcours prioritaires et relance les traitements selon des scénarios prêts à l'emploi.
Le jour J, tout le monde sur le pont
Pour préparer l'ouverture des inscriptions, les équipes sont parties des volumes et des métriques des années précédentes. Nos équipes et celles d'Axess ont bâti plusieurs scénarios de charge fidèles à une ouverture d'inscriptions, puis observé à la loupe les flux les plus sollicités.Ces tests ont permis d'affiner les traitements, de valider l'architecture dans des conditions proches du réel, et de fixer la stratégie d'ouverture comme les indicateurs à suivre le jour J.
Mais la technique ne fait pas tout. Oareil, Natural-Net, Axess et Kiubi ont aussi réglé l'organisation dans le détail, avec les responsabilités de chacun, les canaux de communication, les seuils de vigilance et les procédures d'intervention. Pendant les premières heures, les quatre équipes suivent en direct le site, le connecteur et e-parcours.
Sur les seules 30 premières minutes, le site a traité plus de 6 300 inscriptions à des activités !Pour les adhérents, tout était fluide, les places affichées étaient fiables et les inscriptions aboutissaient. Toute la complexité restait en coulisses. Exactement comme prévu.
Un connecteur qui évolue avec le projet
Une interconnexion réussie ne se juge pas qu'au jour du lancement. Il faut aussi comprendre ce qui se passe dans le système, réagir vite quand une opération doit être vérifiée, et savoir faire évoluer l'ensemble dans la durée.Une interconnexion réussie doit pouvoir être comprise, contrôlée et adaptée dans la durée.Le connecteur garde pour cela une double trace, celle des appels aux API, avec leurs paramètres et leurs réponses, et celle des actions métier réalisées pour chaque opération. Problème de donnée, transformation incorrecte, traitement interrompu, réponse inattendue de l'API... Axess et Kiubi identifient vite l'origine d'une anomalie et interviennent chacun dans son périmètre, en s'appuyant sur les informations archivées.
Un monitoring continu veille sur les traitements, les imports, les temps de réponse et les éventuelles interruptions. Les alertes sont graduées selon la gravité, et des rapports contrôlent les opérations les plus sensibles. Environnements séparés de développement, de recette et de production, sauvegardes et déploiements automatisés complètent l'ensemble. Enfin, un tableau de bord intégré au back-office Kiubi rassemble graphiques, statistiques, listes de contrôle et exports, pour que les équipes d'Oareil puissent elles aussi suivre l'activité au quotidien.
Surtout, le connecteur suit le projet. Nouveaux services en ligne côté site, nouvelles fonctionnalités d'e-parcours, règles de gestion ajustées... à chaque évolution, les échanges s'adaptent. L'interconnexion reste alignée sur les besoins d'Oareil, saison après saison.
Une solution taillée pour les organismes de formation
Kiubi et Axess disposent d'une application métier éprouvée qui relie le front-office Kiubi à e-parcours. Elle accompagne l'adhérent de bout en bout, de la consultation du catalogue d'activités jusqu'à son agenda, en passant par l'adhésion, l'inscription et le paiement. En coulisses, elle orchestre l'ensemble des échanges de données entre les deux systèmes.Elle intègre aussi, dès sa conception, les mécanismes de continuité de service, de traçabilité et de monitoring décrits plus haut. Pensée spécifiquement pour les organismes de formation, elle se personnalise ensuite en fonction des besoins de chaque projet, pour épouser ses règles de gestion, ses parcours et son organisation.
Derrière cette application, deux acteurs français, chacun expert de son métier. Axess apporte e-parcours, son logiciel métier. Kiubi apporte la plateforme CMS et e-commerce qui porte le site, les services en ligne et l'expérience des différents publics. Deux savoir-faire complémentaires, au service de solutions hébergées dans un environnement souverain. La preuve qu'on peut bâtir des services numériques exigeants avec des solutions françaises.
Cette réussite est aussi celle d'Oareil, qui s'est pleinement investie à chaque étape du projet. Un grand merci à Léa, Céline et Stéphane, qui ont porté cet engagement de bout en bout.
Organisme de formation ou Université du Temps Libre, vous préparez l'ouverture de vos inscriptions, la migration de votre logiciel métier ou une évolution de votre système d'information ? Parlons-en. Axess et Kiubi étudient avec vous la solution la mieux adaptée à vos usages.
