Oareil : Gérer les inscriptions en ligne d'étudiants avec Kiubi

Une association engagée dans la formation et l'inclusion sociale depuis 1976

L’Association Oareil, reconnue d’intérêt général, est née en 1976 sous l’impulsion d’humanistes de l’Université de Bordeaux et d’acteurs engagés de la société civile. Sa mission : redonner une place aux personnes âgées dans la société à travers un large éventail d’activités. L’Oareil développe aujourd’hui trois pôles majeurs : les activités socio-culturelles (notamment via l’Université du Temps Libre), les formations professionnelles (notamment en gérontologie), et les actions sociales sans hébergement. Son rayonnement est à la fois local et national.

Avec 16 collaborateurs et 50 bénévoles, l’association accueille chaque année plus de 6000 adhérents. Cette dynamique humaine et solidaire repose sur une organisation complexe, répartie sur une trentaine de salles et articulée autour d’une offre de services évolutive, à la fois citoyenne, éducative et professionnelle.

Un site obsolète, sans inscription en ligne ni gestion autonome

Avant la mise en place de Kiubi, le site de l’Oareil était limité à une simple vitrine avec peu de contenu, sans inscription en ligne ni structuration claire des offres, ce qui nuisait à la lisibilité, la visibilité et à la modernité de l’image de l’association.

• Site antérieur peu fonctionnel : limité à de l’information de base
• Absence de fonctionnalités clés : pas d'inscription en ligne, de paiement, d'espace personnel, etc.
• Difficulté à retrouver les informations, surtout pour les formations professionnelles
• Aucune autonomie de gestion : le site ne pouvait pas être mis à jour par les équipes internes
• Changement de responsables projets : perte de la mémoire technique du site
• mage numérique peu valorisante : décalage par rapport à la qualité de l’offre

Moderniser l’image de l’Oareil et simplifier les démarches de ses adhérents

L’Oareil a souhaité créer un site moderne, structuré et accessible, capable de refléter la diversité de ses actions tout en simplifiant les démarches pour ses publics et en renforçant la visibilité de l’association à l’échelle locale et nationale.

• Proposer des inscriptions et paiements en ligne, pour ses 6000 adhérents
• Moderniser l’image de l’Oareil et renforcer son identité visuelle
• Structurer clairement les trois pôles d’activité pour en faciliter la lecture
• Créer des espaces personnels, dédiés pour les étudiants
• Améliorer le référencement naturel, surtout sur les formations en gérontologie
• Valoriser l’actualité et la vie associative via un espace blog
• Renforcer l’iconographie, pour une présentation plus attractive
• Faciliter la prise de contact, quel que soit le profil de l’utilisateur

Des modules sur mesure pour gérer les inscriptions et les paiements, synchronisés avec l'ERP

Pour répondre aux besoins métier très spécifiques de l’Oareil, plusieurs modules sur mesure ont été développés via les Kiubi Professional Services. Ces développements, intégrés nativement à la plateforme, permettent de gérer des cas d’usage complexes liés à la formation, à l’inscription multi-activités et à la synchronisation avec un ERP externe.

• Module d’inscription personnalisé, permettant à chaque étudiant de créer un compte en ligne, puis de choisir et réserver ses formations et activités
• Gestion complète du paiement, incluant cotisation annuelle, frais d’inscription, options et tarifs dégressifs, selon le profil de l’étudiant (RSA, ASPA, bénévoles, etc.)
• Synchronisation en temps réel avec l'ERP, pour garantir la cohérence des données : catalogue d’activités, inscriptions validées, remises, tarifs, statuts des comptes étudiants
• Options de réservation avancé, intégrant des règles métier précises (limitation de réservation, options supplémentaires, tarifs spécifiques, etc.)
• Espace personnel étudiant, permettant la consultation du planning, listant les cours inscrits, leurs horaires et leurs ressources (liens Zoom, documents, etc.)
• Supervision technique renforcée, avec une surveillance active de la plateforme et un accompagnement pour garantir la fluidité des premières inscriptions en ligne

Un CMS simple et puissant, utilisé au quotidien par l’équipe de l’Oareil

Grâce à la simplicité et à l’ergonomie de Kiubi, l’équipe de l’Oareil est désormais autonome sur l’ensemble des mises à jour du site. Plusieurs collaborateurs interviennent quotidiennement pour gérer les contenus, les inscriptions, les membres et les actualités, dans un outil jugé intuitif et accessible, même pour les utilisateurs novices.

• 6 personnes gèrent les mises à jour du site sur une équipe de 10 administratifs
• Autonomie complète sur la mise à jour des contenus et des informations
• Modifications fréquentes sur les pages formations, actualités et institutionnelles
• Outil simple à prendre en main, même sans profil technique
• Souplesse du CMS permettant de gérer efficacement des structures complexes

100% des inscriptions sont désormais réalisées en ligne

La refonte sur Kiubi a eu un impact significatif sur le SEO, la fluidité des inscriptions, l’image perçue de l’association et l’organisation interne. Le site a permis une meilleure lisibilité de l’offre, une optimisation des flux financiers et une réduction des tâches à faible valeur ajoutée pour les équipes.

• Visibilité SEO multipliée par 5 entre 2019 et 2024
• x3 sur les mots-clés en top 10 sur Google.fr depuis 2024
• 100% des inscriptions des 6000 adhérents réalisées en ligne, dont 80% en toute autonomie
• 70% des paiements UTL désormais réalisés en carte bancaire via le site
• -33% de demandes de remboursement, grâce à une meilleure compréhension du parcours d'achat
• Réduction de la charge de travail pour les équipes, qui se concentrent sur des tâches plus stratégiques
• Renforcement de l’image de marque, avec des retours très positifs sur l’ergonomie du site
• Nouvelle attractivité pour la formation professionnelle, avec des sollicitations entrantes